Für unseren namhaften Kunden in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Sekretärin (m/w/d) Abteilungsassistenz!
Unser Angebot:
- Eigenverantwortliches Arbeiten in einem agilen, hochdynamischen Team
- Eine intensive Einarbeitung
- Übertarifliche Vergütung, zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Persönliche Betreuung
- Volle soziale Absicherung
Ihre Aufgaben:
- Verwalten der Abwesenheitskalender und Tagesagenda für die Bereichsleiter/innen und die wichtigsten Teammitglieder
- Pflege von Abteilungswikis und interne Unternehmenswebsites
- Unterstützung bei Reisevorbereitungen und Verwalten der Spesenabrechnungen für Vorgesetzte
- Unterstützung des Teams bei täglichen Rückfragen und allgemeinen administrativen Aufgaben
- Organisation von Veranstaltungen der Abteilung (z. B. Meetings, Workshops und Feiern)
- Führen von Besprechungsprotokollen nach Bedarf
- Verfassen und Verwalten von offizieller Korrespondenz (z. B. Einladungen, Visumanträge)
- Bearbeiten von Zeiterfassung, Reisen und Urlaubsanträge für Vorgesetzte und der Abteilung
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter/innen (z. B. Einrichtung des IT-Zugangs, Verfolgung von Onboarding-Aufgaben)
- Entgegennahme von Waren aus dem Postbüro und Organisation der Verteilung an die Mitarbeiter
- Verfolgen und Verwalten der Abteilungsressourcen (z. B. PCs, und anderes IT-Equipment) und IT-Supportanfragen
Ihre Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen
- Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- Teamplayer mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten
- Erfahrung im Reisemanagement und in der Spesenabrechnung ist von Vorteil
- Hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift auf Verhandlungsniveau)
